TRM: Ein 5-Schritte-Leitfaden für moderne Unternehmen
Die globale Landschaft stellt Unternehmen, die Mitarbeiter auf Geschäftsreisen entsenden, vor beispiellose Herausforderungen. Von extremen Wetterereignissen und geopolitischer Instabilität bis hin zu lokalen Störungen und Gesundheitskrisen – die Risiken sind komplexer und dynamischer denn je.
Ein reaktiver Ansatz für das Travel Risk Management (TRM) ist nicht mehr ausreichend. Um die Fürsorgepflicht (Duty of Care) zu erfüllen und die Geschäftskontinuität zu sichern, müssen Unternehmen eine proaktive, ganzheitliche Strategie verfolgen. Ein Whitepaper von Everbridge stellt einen 5-Schritte-Leitfaden vor, der auf den internationalen Standard ISO 31030:2021 abgestimmt ist.
Die fünf Säulen einer erfolgreichen TRM-Strategie
Ein robustes TRM-Programm basiert auf fünf Säulen, die einen kontinuierlichen Zyklus bilden, um die Sicherheit der Mitarbeiter und des Unternehmens zu gewährleisten.
1. Planen: Die Grundlage für sicheres Reisen schaffen
Erfolgreiche TRM-Programme identifizieren proaktiv ein breites Spektrum von Risiken. Die Planung umfasst:
- Bewertung von Bedrohungen: Analyse historischer und aufkommender Risiken wie Wetter, lokale Unruhen oder Gesundheitsgefahren.
- Kontextbezogene Risikobewertung: Berücksichtigung regionaler, hyperlokaler und aktivitätsbezogener Risiken für jede Reise.
- Entwicklung von Richtlinien: Erstellung von umfassenden Richtlinien, die den gesamten Reisezyklus abdecken.
Die Einbindung von Stakeholdern aus den Bereichen Personal, Sicherheit, Recht und IT ist entscheidend, um umfassende und umsetzbare Richtlinien zu erstellen.
2. Überwachen: Situationsbewusstsein während der gesamten Reise
Die Risikominderung erfordert ein Echtzeit-Situationsbewusstsein vor, während und nach jeder Reise. Moderne TRM-Lösungen nutzen globale Risiko-Intelligenz, um Folgendes zu überwachen:
- Regionale und hyperlokale Vorfälle: Proteste, Kriminalität, Unwetter.
- Gesundheitswarnungen und Sicherheitsratschläge.
- Störungen im Transportwesen, bei Unterkünften oder Geschäftsaktivitäten.
3. Alarmieren: Rechtzeitige und relevante Kommunikation
Die schnelle Benachrichtigung von Reisenden und Stakeholdern bei neuen Bedrohungen ist für die Sicherheit unerlässlich. Ein starkes TRM-Programm nutzt automatisierte, mehrkanalige Warnmeldungen, die:
- Gezielt informieren: Nur die direkt betroffenen Reisenden benachrichtigen, um “Alarmmüdigkeit” zu vermeiden.
- Klare Handlungsanweisungen geben.
- Zwei-Wege-Kommunikation ermöglichen, damit Mitarbeiter ihren Sicherheitsstatus bestätigen oder um Hilfe bitten können.
4. Reagieren: Koordiniertes und effizientes Vorfallmanagement
Eine agile und koordinierte Reaktion kann Schaden und Störungen bei Zwischenfällen minimieren. Eine effektive Reaktion beinhaltet:
- Kontinuierliche Sichtbarkeit der Standorte und der Gefährdung von Reisenden.
- Einleitung von Reaktionsprotokollen über eine zentrale Plattform.
- Koordination mit medizinischen, Sicherheits- oder Transportdienstleistern.
5. Verbessern: Lernen und Weiterentwickeln für zukünftige Resilienz
Die letzte und fortlaufende Säule ist die Verbesserung. Ein erfolgreiches TRM-Programm entwickelt sich ständig weiter, indem es Daten und Feedback nutzt, um Richtlinien, Technologien und Prozesse zu verbessern. Nach jedem kritischen Ereignis sollten Unternehmen ihre Reaktion analysieren, Feedback einholen und technologische oder prozedurale Lücken identifizieren.
Eine Kultur der Resilienz aufbauen
Die Komplexität der modernen Welt erfordert, dass Unternehmen über einen reaktiven Checklisten-Ansatz zur Reisesicherheit hinausgehen. Ein wirklich effektives TRM-Programm ist proaktiv, integriert und kontinuierlich. Es muss in die Struktur einer breiteren Strategie für das Management kritischer Ereignisse (Critical Event Management, CEM) eingebettet sein. Durch die Umsetzung der fünf Säulen können Unternehmen einen dynamischen und widerstandsfähigen Rahmen zum Schutz ihrer Mitarbeiter schaffen, der nicht nur finanzielle und rechtliche Risiken mindert, sondern auch eine Kultur der Sicherheit und des Vertrauens aufbaut.
Quelle:
Everbridge
