Checkliste – Zehn-Punkte-Plan für die Ürlaubsübergabe

Um nicht im wohlverdienten Urlaub von Kollegen oder gar dem Chef mit Anrufen gestört zu werden, sollte jede/r vor dem Abschied in die Ferien eine gut durchdachte Übergabe vorbereiten, insbesondere wenn er/sie in einem Team arbeitet. Das erleichtert den Zurückbleibenden die Arbeit und erspart ihnen die störenden Anrufe.

Die folgenden zehn Punkte sollten sorgfältig abgearbeitet werden, dann gibt es keine Unklarheiten und Rückfragen:

1. Frühzeitig planen

Kommunizieren Sie ihre Abwesenheit rechtzeitig und tragen Sie den Termin in den Team-Kalender ein. Und da dort nicht jede/r ständig reinguckt: Erinnern Sie die Kolleg/innen mindestens eine Woche vor dem Urlaub daran, dass Sie weg sein werden (vor allem die, die Aufgaben von ihnen übernehmen sollen).

2. Aufgaben verteilen

Verteilen Sie die Aufgaben, die während ihrer Abwesenheit bearbeitet werden müssen, nicht nur an eine Person – das führt zu Unmut und Stress. Wer was übernehmen soll, können Sie in einem kurzen Meeting oder per E-Mail klären. Wichtig: Fragen Sie rechtzeitig vorher bei den Kolleg/innen an, ob sie übernehmen können, anstatt einfach eine Übergabe zu schicken. Schließlich kann es sein, dass die Person auch in Urlaub geht – oder bereits eine andere Vertretung übernommen hat.

3. Detaillierte To-do-Liste

Stellen Sie eine Liste mit allen anstehenden Aufgaben und Projekten zusammen. Dazu gehört:

• Was muss während Deiner Abwesenheit erledigt werden?
• Wer ist der Ansprechpartner für welche Aufgabe?
• Wo finden sich die nötigen Unterlagen und Informationen?

Diese Liste erleichtert ihrem Team das Leben erheblich und minimiert die Anzahl der Notfälle, bei denen Sie im Urlaub kontaktiert werden müssen. Sie ist außerdem sehr nützlich, falls ihre offizielle Vertretung – zum Beispiel wegen Krankheit – ausfällt.

4. Klartext reden

Machen Sie es ihrer Vertretung einfach: Beschreiben Sie klar und präzise, was zu tun ist. Vermeiden Sie vage Anweisungen wie „Kümmere Dich um die Mails“. Stattdessen besser: „Checke bitte täglich die Mails im Projektordner und beantworte dringende Anfragen. Prio haben die Mails von xyz.“ Je genauer Sie sind, desto weniger Missverständnisse gibt es.

5. Vertretungen einweisen

Nehmen Sie sich die Zeit, ihre Vertretungen persönlich in ihre Aufgaben einzuweisen. Ein kurzes Gespräch ist oft effektiver als eine lange E-Mail. Besprechen Sie gemeinsam die wichtigsten Punkte und klären Sie eventuelle Fragen direkt. Kompliziertere Aufgaben lassen sich übrigens gut in Voicenotes oder Videos mit Bildschirmaufnahmen erklären.

6. Kontaktdaten hinterlassen

Auch wenn niemand gerne im Urlaub gestört wird, kann es sinnvoll sein, für absolute Notfälle ihre Handynummer rauszurücken. Besprechen Sie aber im Team vorab, was ein wirklicher „Notfall“ ist, damit Sie nicht wegen Kleinigkeiten aus ihrer Ruhe gerissen werden.

7. Automatische Abwesenheitsnotiz

Vergessen Sie nicht, ihre Abwesenheitsnotiz in ihrem E-Mail-Programm und gegebenenfalls im internen Messenger-Dienst zu aktivieren. Darin sollten stehen:

• Dein Abwesenheitszeitraum
• Der Hinweis, dass Sie nicht erreichbar sind und keine Mails lesen
• Wer als Ansprechpartner fungiert und wie diese Person zu erreichen ist

8. Aufgeräumter Arbeitsplatz

Ein ordentlicher Schreibtisch und sortierte Unterlagen erleichtern ihren Kollegen die Arbeit. Hinterlassen Sie keine chaotischen Papierstapel und achten Sie darauf, dass alle relevanten Dokumente leicht zu finden sind.

9. Vertrauen haben

Die Kolleg/innen sind fähige Menschen – vertrauen Sie darauf, dass Sie auch ohne Sie zurechtkommen. Vermeiden Sie Kontrollanrufe und den schnellen Blick in die Team-Chats.

10. Nach dem Urlaub

Seien Sie sich bewusst, dass nach dem Urlaub etwas Nachbereitung anstehen kann. Planen Sie nach ihrer Rückkehr also einen Tag ohne viele Meetings ein, um sich wieder in alle Projekte einzuarbeiten und offene Punkte zu klären.

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