Welche Fehler bei der Planung von Geschäftsreisen vermieden werden sollten  

Der Erfolg einer Geschäftsreise hängt von einer guten Planung ab. Fehler, die in dieser Phase gemacht werden, können die ganze Reise zum Misserfolg werden lassen. Das Global Crisis Management Team von BCD Travel hat sechs Hauptfehler identifiziert, die es zu vermeiden gilt.

1. Überprüfung von Pass-, Visa- und Gesundheitsvorschriften 

In vielen Ländern muss der Reisepass bei der Einreise mindestens noch sechs Monate gültig sein. Ein anderes Problem kann entstehen, wenn der Pass Stempel aus „verbotenen“ Ländern enthält, dann kann die Einreise verweigert werden (Beispiel: Israel – arabische Länder). Visa für geschäftliche Aufenthalte müssen oft im Voraus beantragt werden, das kann unter Umständen Wochen dauern. Auch erforderliche Impfungen müssen in einem bestimmten zeitlichen Abstand vor der Einreise erfolgen. 

2. Zu den Basisinformationen vor einer Reise gehören Recherchen über das Zielgebiet, aktuelle Presseberichte über Unruhen, Streiks oder Naturereignisse sowie spezifische Reisewarnungen, wie sie zum Beispiel der Informationsdienst www.RiskCompass.info liefert. Diese Informationen helfen, sich vor Ort zu orientieren und bestimmten Risiken aus dem Weg zu gehen. Aus den Länderberichten können weitere Informationen über das Klima und die entsprechende Bekleidung, über kulturelle Aspekte (Sitten, Gesetze und soziale Gepflogenheiten) sowie über potentielle Bedrohungen in einer Stadt oder Region entnommen werden.

3. Vor allem chronisch Kranke, die bestimmte Medikamente benötigen, sollten sich rechtzeitig um die Einfuhrbestimmungen ihres Ziellandes kümmern. Selbst Medikamente, die hierzulande frei verkäuflich sind, können im Ausland strengen Vorschriften unterliegen. Wichtig ist, Arztbriefe und Rezepte, aus denen die Notwendigkeit der Einnahme und die erforderliche Dosierung ersichtlich sind, mitzunehmen und bei der Einreise den Zollbeamten vorzulegen.

4. Jeder Geschäftsreisende hat heute ein Smartphone, einen Laptop und andere internetfähige Geräte bei sich. Um vor Cyberangriffen geschützt zu sein, sollten diese Geräte keine geschützten Daten enthalten. Die IT-Abteilung sollte alle mitgeführten Geräte vor der Reise überprüfen, ob die Antivirensoftware auf dem neuesten Stand ist und für die Verschlüsselung des aktuellen Geräts sorgen. Die Reisenden sind darauf hinzuweisen, dass sie sich im Ausland nicht mit öffentlichen drahtlosen Netzwerken verbinden dürfen. Achtung: Die Nutzung von Satellitentelefonen ist in einigen Ländern verboten.

5 In Notfällen muss der Reisende schnell und sicher auf Kontaktinformationen zugreifen können. Die Richtlinien des Unternehmens für Notfallmaßnahmen, die primären und sekundären Notfallkontakte, relevante medizinische Informationen und Versicherungsdetails müssen schnell verfügbar sein. Neben dem digitalen Zugriff über ein Gerät oder die Cloud ist eine gedruckte Kopie ein sicheres Back-up.

6. Es ist nicht sicher, dass die Kreditkarten, die der Reisende mit sich führt, in allen Ländern akzeptiert werden. Dies gilt es vor der Reise abzuchecken. Einen kleinen Betrag in Landeswährung bei sich zu haben, ist sinnvoll. Kann diese nicht vor der Reise beschafft werden, was auch bei hiesigen Banken einige Tage dauern kann, sollte der Reisende sich den Betrag nach der Ankunft an einem Geldautomaten im Flughafen besorgen. 

Bild von William McDonald auf Pixabay